Büroordnung
zur Regelung der gemeinsamen Arbeit
Version: 20211214 (Autor: Patrik Scherer)
In jeder Leistungsgemeinschaft müssen grundlegende Regeln als verbindlich vereinbart vorausgesetzt werden, damit die Zusammenarbeit aller Mitglieder dieser Gemeinschaft zum Einen sowohl rücksichtsvoll und angenehm, zum Anderen auch effizient und effektiv funktioniert.
1 Betriebs- und Arbeitszeitfenster
Die Erreichbarkeit des Kundenservice (=Kernarbeitszeit) muss von Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr sichergestellt werden. Darüber hinaus können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit frei wählen. Mögliche Zeitfenster für die Erbringung der Arbeitsleistung sind
- Montag bis Sonntag, 06:00 Uhr bis 22:00 Uhr
Als Vollzeitarbeit wird, wenn nicht explizit vertraglich anders vereinbart, eine 5‑Tage-Woche mit in Summe 40 Arbeitsstunden gewertet.
Für neue Mitarbeiter(innen) innerhalb der Probezeit, geringfügig Beschäftigte, Auszubildende und Praktikant(inn)en gilt eine Anwesenheitspflicht im Büro. Die Arbeitsleistung ist immer innerhalb der „Erreichbarkeit des Kundenservice“ zu leisten.
Wir bieten eine „erweiterte Hotline“ an. Diese wird wird hier geregelt:
Leistungsanforderung “Erweiterte Hotline”
2 Betriebsstätte
Als regelmäßiger Ort der Leistung gilt, wenn nicht explizit anders und schriftlich vereinbart, das Büro der CIS. Home-Office wird nicht gestattet. Mobiles Arbeiten ist auf Wunsch der Mitarbeiter häufig möglich, muss jedoch schriftlich (gerne per Email) genehmigt werden.
3 An- und Abwesenheit
Während der Erreichbarkeitszeiten des Kundenservice müssen die Teams eine Mindestbesetzung aufweisen, um unsere Service-Versprechungen nachkommen zu können (Planung der Personaldecke). Ab 4 Tages-Stunden Arbeitsleistung wird eine Arbeitskraft nachfolgend als „1“ gewertet.
Bei der Personalplanung muss darauf geachtet werden, dass die Teams folgende Mitarbeiterzahlen während der „Kernarbeitszeit“ nicht unterschreiten:
- Verwaltung: 2
- Vertrieb: 1
- Operative Leitung: 1
- Geschäftsleitung: 1
- Kundenservice (Service-Desk): 1
- Technischer Service (Hotline): 4 Personen
- Davon 1 Person (Vollzeit & Fachkraft) mit Büroanwesenheit
- Technische Entwicklung (Technik): 2 Personen (Büroanwesenheit oder mobiles Arbeiten möglich)
3.1 Private Abwesenheit
In allen Fällen privater Abwesenheit während der Kernarbeitszeit muss die vorherige Genehmigung des Vorgesetzten vorliegen und der Abwesende schriftlich hinterlegt haben, wo er erreichbar ist und wann er wieder anwesend sein wird, damit organisatorische Maßnahmen getroffen werden können, um ihm Nachrichten oder sonstige Informationen weiterleiten zu können.
3.2 Sonderfälle Abwesenheit / Krankheit
Sowohl Krankheit als auch andere Verhinderungsgründe sind gegebenenfalls nicht planbar. Für solche Fälle gilt ebenfalls unverzügliche Informationspflicht (spätestens vor 08:00 Uhr des Arbeitstages) an die Email-Adresse krank@eitie.de einerseits, an das betroffene Team bzw. die betroffenen Kollegen andererseits.
Die Wahl des Kommunikationskanals für die Information des eigenen Teams (Threema, Email, Telefon, SMS) ist frei.
Für
- Auszubildende
- Praktikanten
- Teilzeitarbeitskräfte unter 50%
- geringfügig Beschäftigte
- Mitarbeiter(innen) während der Probezeit
gilt: Im Falle von Krankheit muss der Arbeitnehmer vom ersten Abwesenheitstag an einen Arzt konsultieren.
Für alle anderen Mitarbeiter(innen) gilt: Ab dem 03. Abwesenheitstag muss eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung des behandelnden Arztes eingeholt werden. Diese wird unverzüglich an krank@eitie.de gesendet (per Foto oder Scan). Falls diese Bescheinigung digital bereitgestellt wird, so ist dies ebenfalls bekanntzugeben.
Für alle Mitarbeiter(innen) gilt: die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird im Original binnen 4 Wochen nachgereicht.
3.3 Abwesenheit durch Urlaub
Der Jahresurlaub wird von den Mitarbeiter(innen) selbst in Absprache mit dem eigenen Team geplant. Eine Freigabe durch den Vorgesetzten ist nicht erforderlich. Zum Jahresende jeden Jahres, spätestens jedoch bis zum 15. Januar des Folgejahres wird der Jahresurlaub des kommenden Jahres geplant. Auf die Sozialsituation ist Rücksicht zu nehmen. Mitarbeiter die z.B. Schulkinder haben können nur während der Ferien in Urlaub fahren. Somit haben deren Anträge innerhalb der Ferienzeit Vorrang. Das ist explizit keine Diskriminierung von Mitarbeitern ohne Kinder sondern Rücksicht auf Familien mit Kindern und auf soziale Verhältnisse.
3.3.1 Jahresplanung
Zu verplanen ist das gesamte Jahreskontingent. Maximal 5 Tage Urlaub dürfen ungeplant verbleiben, um flexibel auf private Bedürfnisse reagieren zu können.
Dieser Jahresurlaub ist in den Monaten Januar bis einschließlich Oktober fest einzuplanen. Die Monate November und Dezember bringen alljährlich besonders hohe Auftragslagen mit sich, womit Urlaub in diesem Zeitraum möglichst gering gehalten werden soll. Im November und Dezember dürfen die Mitarbeitenden, wenn es betrieblich möglich ist, in Summe maximal 5 Tage Urlaub planen. Hierdurch wird gewährleistet, dass die Personaldecke stark genug für das hohe Arbeitsaufkommen in diesem Zeitraum ist.
3.3.2 Verantwortung über eigenen Urlaub
Da Mitarbeiter(innen) ihren Urlaub selbstständig in Absprache des eigenen Teams planen, verbleibt ebenso die Verantwortung dafür, dass sie ihren Urlaub auch wirklich nehmen, bei den Mitarbeiter(inne)n. Ein Übertrag von „Resturlaub“ ins Folgejahr kann schriftlich beim Vorgesetzten angefragt werden, wird jedoch in den meisten Fällen nicht genehmigt. Ausnahmen werden nur gemacht, wenn Mitarbeiter(innen) glaubhaft machen können, dass betriebliche Anforderungen mehrfach ausschlaggebend dafür waren, dass geplanter Urlaub abgesagt werden musste. Hierfür sind dem Vorgesetzten sowohl
- der geplante Urlaub als auch der
- Grund der Absage und die
- Unmöglichkeit des Nachholens
anzuzeigen.
Fairness-Klausel: „Jede® hat die Freiheit, ohne eine Genehmigung des Vorgesetzten, selbstständig über die Urlaubsplanung (auch spontan) zu verfügen. Diese Freiheit ist nur möglich, weil Alle die Verantwortung für sich selbst und ihr Team tragen. Wenn zum Jahresende der Urlaub also nicht oder nicht vollständig genommen wurde, kann diese Verantwortung nicht ‚plötzlich‘ an den Vorgesetzten übertragen werden.“
Oder in ganz kurz: Nehmt euren Urlaub, das ist wichtig für euch. Wer es nicht tut, hat selbst Schuld!
3.5 Anwesenheit an regionalen Feiertagen
Wir sind überregional tätig. Einige Feiertage an unseren Standorten sind keine deutschlandweiten Feiertage. Diese sind z.B.
- Heilige 3 Könige
- Fronleichnam
- Allerheiligen
Für diese regionalen Feiertage gilt zur Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit von Datennetzen und Rechnersystemen folgende Mindest-Personalbesetzung, wobei an diesen Tagen keine Büroanwesenheit notwendig ist.
- Verwaltung: 0
- Vertrieb: 0
- Leitungsebene: 0
- Kundenservice (Service-Desk): 0
- Hotline und Service-Desk in Summe: 2 Personen (auch Auszubildende zählen, Kundenservice zählt)
- Technische Entwicklung (Technik): 1 Person
Wenn ein(e) Mitarbeiter(in) an einem Feiertag arbeitet, steht ihm/ihr ein Ausgleichstag zu. Die geleisteten Stunden werden mit den Ausgleichsstunden verrechnet.
Rechtsgrundlage: Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
ArbZG – Ausfertigungsdatum: 06.06.1994
§ 10 Sonn- und Feiertagsbeschäftigung
(1) Sofern die Arbeiten nicht an Werktagen vorgenommen werden können, dürfen Arbeitnehmer an Sonn- und Feiertagen abweichend von § 9 beschäftigt werden
14 – bei der Reinigung und Instandhaltung von Betriebseinrichtungen, soweit hierdurch der regelmäßige Fortgang des eigenen oder eines fremden Betriebs bedingt ist, bei der Vorbereitung der Wiederaufnahme des vollen werktägigen Betriebs sowie bei der Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit von Datennetzen und Rechnersystemen
§ 16 Aushang und Arbeitszeitnachweise
3.6 Abwesenheit durch Dienstreisen
Während einer Dienstreise müssen das Reiseziel und die Dauer der Abwesenheit im Dienstkalender hinterlegt sein.
3.7 Pflege des persönlichen Terminkalenders
Alle Abwesenheiten werden im persönlichen Terminkalender innerhalb des eigenen Exchange-Kontos gepflegt. Auf diesen Kalender haben die Kollegen fortlaufenden Lesezugriff. Wenn ein Termin als „privat“ markiert wird, ist für die Kollegen lediglich die „frei-gebucht-Information“ einsehbar.
3.8 Automatische Antwort-Email bei Abwesenheit
Bei allen Formen von Abwesenheit ist bei Email-Eingang eine automatische Nachricht zu versenden mit mindestens folgenden Informationen:
- Die Email wird nicht weitergeleitet
- Ende des Abwesenheitszeitfensters
- Signatur mit folgenden Informationen…
Vorname Name
Abteilung
Wir betreiben Ihre IT
ZUVERLÄSSIG UND SCHNELL
IT-Service: +49 721 4008‑166
Verwaltung: +49 721 4008‑100
Vertrieb: +49 721 4008‑111
Email Zentrale: briefkasten@eitie.de
CIS Computer & Internet Services GmbH | GFs: Markus Fürst, Patrik Scherer | Registergericht Mannheim – HRB 108146
www.eitie.com
Daimlerstraße 37, 76185 Karlsruhe
QM: ISO 9001 | Housing: ISO/IEC 27001
Sollte der/dem Abwesenden unmöglich sein, eine Abwesenheitsnachricht zu hinterlegen, so ist ein Teammitglied damit zu beauftragen. Im Sinne der IT-Sicherheitsrichtlinie ist es Vorgesetzten oder deren Erfüllungsgehilfen bei betrieblicher Notwendigkeit (dies kann hier der Fall sein) erlaubt, eine Abwesenheitsnachricht im Konto des/der Abwesenden zu hinterlegen.
4 Zeiterfassung
Mitarbeitende haben das Recht auf eine Zeiterfassung, diese wird angeboten. Sowohl die Zeiterfassung als auch das Urlaubsmanagement wird über diese Lösung realisiert. Unter den Kunden der CIS befinden sich Betriebe, welche von montags bis einschließlich sonntags produktiv arbeiten (z.B. Alten‑, Behinderten- und Jugendpflege, ambulante Dienste, Produktion im Schichtbetrieb). Somit kann es möglich werden, dass die arbeitsfreien Tage auf zwei andere, zusammenhängende Tage verschoben werden. Dies kann nur sowohl nach vorheriger Abstimmung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer als auch mit mindestens 10 Arbeitstagen Vorlauf geschehen.
Folgende Regelungen gelten:
- Kappungszeiten bei „kommt“ und „geht“ werden nicht gewertet. Die Arbeitszeit beginnt unbedingt beim Einstechen und endet oder pausiert unbedingt beim Ausstechen. Die Arbeitszeit beginnt bei Aufnahme der operativen Arbeit und explizit NICHT bei Betreten des Büros. Die Arbeitszeit endet mit Ende der operativen Arbeit und explizit NICHT bei Verlassen des Büros.
- Eingestochen wird bei Aufnahme der Arbeit, ausgestochen wird bei Aufgabe der Arbeit.
- Bildschirmpausen und sonstige kurze Büropausen werden nicht ausgestochen, das wird pauschal verrechnet
- Toilettenpausen werden nicht gestochen, das ist nicht zulässig.
- Kaffeepausen werden nicht gestochen, das wird in der Stundenpauschale berücksichtigt.
- Zigarettenpausen, Spaziergänge und längere Pausen (wie private Telefonate) WERDEN jedoch gestochen (Modus „Pause“)
- Mitarbeiter mit einem 8‑Stunden-Tag sind verpflichtet, 45 Minuten Pause zu machen. Falls diese nicht gestochen wird, ziehen wir sie automatisch ab. Also: macht eure Pause!
- Als Pauschale Alternative für
- Kappungszeiten bei Kommen
- Kappungszeiten beim Gehen
- Kollegen die fürs Team einkaufen gehen (Thema „Mittagessen“)
- Kaffee holen
- Smalltalk unter Kollegen
- Bildschirmpausen
ist verbindlich vereinbart, dass alle vollständig erfassten 60 Minuten ein Abzug von 2 Minuten stattfindet. Auf diese Weise haben wir eine faire Pauschal-Lösung für Alle Mitarbeiter und alle Arbeitszeitmodelle gefunden.
Sonderregelung 24.12. und 31.12.
Der 24. und der 31. Dezember werden als vollständige Arbeitstage gewertet, wenngleich die Soll-Arbeitszeit bei jeweils 4 Stunden liegt.
5 Verbesserungen
Die vorliegende Betriebsordnung erfasst bewusst nur einen kleinen Teil der regelbaren Themen. Sie soll sich in der Praxis bewähren und jederzeit ergänzt oder geändert werden können, wenn die betriebliche Notwendigkeit dies erfordert und dies den Unternehmenszielen dient. Solche Verbesserungen können von jedem Mitarbeiter formlos eingebracht werden und sollen von allen Mitarbeitern mit dem Ziel besprochen werden, als Weiterentwicklung und damit als Verbesserung in die vorhandene Betriebsordnung aufgenommen zu werden. Insbesondere im Bereich der Arbeitsfenster und der Urlaubsplanung gehen wir recht kreative Wege. Wir sind jederzeit offen für Bedenken oder Verbesserungsvorschläge. Bis dahin gelten diese Regelungen als verbindlich.
5 Gültigkeit
Diese Betriebsordnung ist in ihrer jeweils gültigen Fassung Bestandteil des Arbeitsvertrages und somit gültig, ab dem Folgetag, an welchem die Mitarbeitenden nachweislich schriftlich Kenntnis darüber erlangt haben. Sie wird unregelmäßig entwickelt und den Gegebenheiten und Notwendigkeiten angepasst. Jede Änderung muss ALLEN Mitarbeiter(inne)n schriftlich angezeigt werden.
6 Verweise / Anlagen
Für Mitarbeitende in Ausbildung, Praktikum, Studium oder Fortbildung gelten zusätzlich folgende Regeln:
Regeln für Auszubildende
Für alle Mitabreitende gilt die IT-Sicherheitsrichtlinie mit der Privatnutzungsvereinbarung
IT-Sicherheitsrichtlinie und Privatnutzungsvereinbarung
Für die Zuständigen unserer „Erweiterten Hotline“ gilt folgende Leistungsanforderung
Leistungsanforderung “Erweiterte Hotline”
Wir unterstehen strengen Regelungen im Bereich des Datenschutzes und der Datensicherheit, diese sind hier zu finden. Sie sind für alle Mitarbeiter verbindlich (nur dann können wir sie auch einhalten)
Auftragsverarbeitung eitieCloud