Anlage zum Dienstwagenüberlassungsvertrag

Vereinbarungen zur Dienstwagenüberlassung

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• [keine]

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• DÜ20220112 (Veröffentlicht am 12.01.2022)

 

§ 1 Art der Überlassung

Der Dienstwagen wird zur dienstlichen und privaten Nutzung überlassen. Er darf nicht im Rahmen einer Ausübung eigener geschäftlicher Interessen genutzt werden. Die Überlassung ist zeitlich begrenzt und inhaltlich mit Aufgaben/Notwendigkeiten verknüpft. Wenn der zeitliche Rahmen endet oder die Aufgaben, die eine Dienstwagenüberlassung begründen oder notwendig machen enden, so endet auch die Überlassung des Dienstwagens.

Die lohnsteuerliche Behandlung der privaten Nutzung des Personenkraftwagens richtet sich nach den jeweils geltenden steuerrechtlichen Vorschriften.

 

§ 2 Mitfahrer, Überlassung an Dritte

Eine private Überlassung ist nicht gestattet. Der Mitarbeitern / dem Mitarbeiter ist gestattet den Dienstwagen durch andere bewegen zu lassen, solange sie/er sich ebenfalls im Wagen befindet. Rechte, Pflichten und Haftung gegenüber dem Arbeitgeber verbleiben beim Arbeitnehmer, auch wenn sie/er das Fahrzeug zum betreffenden Zeitpunkt nicht selbst bewegt hat. Die Bereitstellung von Mitfahrgelegenheiten im Zuge einer geschäftlichen Fahrt ist gestattet solange der Mitarbeiter keinen eigenen geschäftlichen Sinn verfolgt.

 

§ 3 Pflichten Mitarbeiter mit Dienstwagen

Der Arbeitnehmer teilt der Firma jeweils zum Quartalsende den aktuellen Kilometerstand des überlassenen Wagens unaufgefordert mit.

Der Kraftfahrzeugschein und die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte grüne Versicherungskarte sind ständig mitzuführen und sorgfältig zu verwahren.

Der Arbeitnehmer legt seinen Führerschein vor der Übernahme des PKW dem Arbeitgeber zu Einsicht vor. Nach der Übernahme des PKW hat der Arbeitnehmer seinen Führerschein dem Arbeitgeber unaufgefordert jeweils einmal im Jahr vorzulegen. Der genaue Termin wird zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer abgesprochen. Sollte zwischen den Vorlageterminen ein Führerscheinentzug erfolgen, so teilt der Arbeitnehmer dies dem Arbeitgeber unverzüglich unaufgefordert mit.

3.1 Fahrzeugpflege

Der Arbeitnehmer verpflichtet sich das Fahrzeug ständig in betriebsbereitem, sauberem und gepflegtem Zustand zu halten und übernimmt die ordnungsgemäße Pflege und Wartung des Personenkraftwagens inkl. der vom Hersteller geforderten Kundendienst-Termine.

Dieses Dokument regelt die Überlassung zur dienstlichen UND privaten Nutzung. im Rahmen dieser Überlassungsvariante fällt die Pflicht für Pflege und Wartung dem Mitarbeiter / der Mitarbeiterin zu. Tätigkeiten, welche im Rahmen der Fahrzeugpflege anfallen, sind insofern möglich, außerhalb der Arbeitszeit zu erledigen.

Hierunter fallen exemplarisch (nicht ausschließlich)

• Tanken
• Reifenwechsel
• Kundendienst, Reparaturen, Umbauten
• Terminvereinbarungen
• KFZ-Wäsche und Pflege

 

Ausnahmen:

Wenn Pflege oder Wartung im Rahmen von betrieblicher Reisetätigkeit anfällt, wird diese Zeit im Rahmen der vertraglichen Regelung für Reisekosten und/oder Arbeitszeitregelung gewertet (z.B. Tankstops oder Unfälle im Rahmen einer betrieblichen Reisetätigkeit). Der Weg zur Arbeit wird hier explizit NICHT als betriebliche Reisetätigkeit gewertet.

3.2 Ersatzfahrzeug

Wenn der Dienstwagen eine längere Zeit (gemeint sind mehrere Stunden) wegen Reparatur, Kundendienst, Reifenwechsel, Umbauten oder ähnliche Termine welche die Notwendigkeit mit sich bringen, auf den Wagen zu verzichten, nicht zur Verfügung steht, hat der Mitarbeiter / die Mitarbeiterin das Recht, sich einen Ersatzwagen zu organisieren. Zulässig sind Fahrzeuge bis zur Fahrzeug-Klasse des Dienstwagens. Die Rechnung ist auf den Arbeitgeber auszustellen oder (bei Notwendigkeit) zu verauslagen.

3.3 Unfall, Schadensfall

Bei Eintritt eines Schadens (selbst- oder nicht selbstverschuldet) hat der Arbeitnehmer den Arbeitgeber umgehend telefonisch zu informieren. Im übrigen ist die Arbeitnehmerin / der Arbeitnehmer verpflichtet, unverzüglich eine Schadensmeldung inkl. Fotos an den Arbeitgeber zu machen. Ansprüche aus Schäden, die aus einem Verstoß gegen diese Verpflichtung entstehen, gehen zu Lasten des Arbeitnehmers.

Rechnungen aus Unfall-Schadensfällen sind auf den Namen des Arbeitgebers auszustellen und von der autorisierten Werkstatt direkt an den Arbeitgeber zu senden. Wenn Kosten aus einem Schadensfall entstehen, trägt die Arbeitnehmerin  / der Arbeitsnehmer die Höhe der Selbstbeteiligung, maximal jedoch € 300,00 je Schadensfall.

Im Falle von grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz gilt diese Begrenzung nicht. Die Haftung und deren Höhe bemisst sich dann im Einzelfall aus dem entsprechenden Verfahren und/oder der Schadenshöhe. Grobe Fahrlässigkeit ist auch dann anzunehmen, wenn der Dienstwagen nicht ordnungsgemäß gepflegt und gewartet ist (z.B. ein Schaden aufgrund Ölmangels, abgefahrener Reifen, abgenutzter Bremsen, mangelhafter Scheibenwischer, u.s.w.).

Der Arbeitnehmer hat den Arbeitgeber von allen Haftpflichtansprüchen Dritter freizustellen, die wegen seines Verhaltens durch die Kraftfahrzeug-Haftpflichtversicherung nicht gedeckt sind. Hierunter fällt z.B. ein Unfall infolge von abgefahrenen Reifen. Die Freistellung hat auch dann zu erfolgen, wenn der Arbeitnehmer eine Obliegenheit verletzt, die bei Eintritt des Versicherungsfalles vom Lenker des Fahrzeuges zu erfüllen gewesen wäre. Zu den Obliegenheitsverletzungen gehört z.B. eine Fahrerflucht, ungenügende Aufklärung des Versicherers über den Unfallhergang, keine oder unwahre Angaben über den Alkohol- oder Drogenkonsum, sofern hiernach gefragt worden ist, oder wenn der Lenker des PKW nicht die erforderliche Fahrerlaubnis besitzt.

Für Schäden am Fahrzeug oder den Verlust des Fahrzeuges, die aus der Nichtbefolgung dieser Regelung entstehen, haftet der Arbeitnehmer, auch wenn die Schäden auf höhere Gewalt zurückzuführen sind.

 

§ 4 Fahrzeugkosten

Als für Kundendienste zu beauftragende Werkstatt ist, wenn nicht anders vereinbart, die Werkstatt des Autohauses zu wählen, in welchem der Dienstwagen erstanden wurde. Ausnahmen müssen schriftlich vereinbart sein und auch dann sind vom Mitarbeiter / von der Mitarbeitern nur für den Wagen autorisierte Werkstätten vorzuschlagen/auszuwählen. Handelt der Arbeitnehmer dieser Verpflichtung zuwider und entsteht hierdurch ein Schaden, so gehen die durch den Schaden entstehenden Kosten zu Lasten des Arbeitnehmers.

Die Kosten für den Kundendienst und anfallende Reparaturen übernimmt der Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer /die Arbeitnehmerin wird als Zahlungsmodell „Zahlung auf Rechnung“ wählen und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausstellen lassen.

Treibstoffkosten werden vom Arbeitgeber gegen Vorlage der Tankstellenrechnung erstattet. Die Treibstoffkosten für längere Privatfahrten, insbesondere Fahrten, die ein Nachtanken erfordern wie z.B. Urlaubs- und Wochenendreisen, trägt der Arbeitnehmer.

Die Nutzung des Fahrzeuges ist auf eigene Verantwortung auch außerhalb Deutschlands erlaubt. Wenn jedoch durch Nutzung außerhalb Deutschlands Kosten durch die Nutzung selbst (z.B. Autobahnmaut), durch einen Schaden (Reparaturkosten, Abschlepp-Kosten,…) oder durch Aufenthalt (Hotel-Kosten,  Parkgebühren, Stellplatzkosten,…) entstehen, sind diese in voller Höhe vom Arbeitnehmer zu tragen.

Der Arbeitgeber stellt eine Mitgliedschaft in einem Automobil-Club für den Dienstwagen bereit. Diese enthält u.A. Abschleppkosten innerhalb Deutschlands zum nächstgelegenen autorisierten Händler. Das Leistungsverzeichnis ist beim ADAC abrufbar unter „Plus-Mitgliedschaft“, z.B. hier:

Leistungsvergleich ADAC Mitgliedschaften – https://www.adac.de/mitgliedschaft/mitglied-werden/leistungsvergleich/adac-mitgliedschaften/

 

§ 5 Beteiligung und Kosten

Im Hauptvertrag der Überlassung werden Rahmen und Grenzen für die Überlassung definiert (z.B: Zeitraum, Laufleistung oder maximale Leasingrate). Wenn diese arbeitnehmerverschuldet überschritten werden und dem Arbeitgeber hieraus vermeidbare Kosten entstehen, sind diese vom Arbeitnehmer im Rahmen von Entgeltumwandlung zu tragen.

5.1 Versteuerung nach der Listenpreismethode

Die Listenpreismethode (umgangssprachlich: Ein-Prozent-Regelung) wird zur Errechnung des geldwerten Vorteils, der sich aus der Überlassung eines betrieblichen Fahrzeuges zur privaten Nutzung ergibt, angewendet.

Die Höhe des geldwerten Vorteils (welcher besteuert wird und damit vom Brutto-Gehalt abgezogen) berechnet sich wie folgt.

1. Teil: 1% des inländischen Brutto-Listenpreises des überlassenden Fahrzeuges, es sei denn, der Gesetzgeber sieht eine reduzierte Besteuerung vor. Im Jahr 2021 wurden plug-in-hybride Wagen unter bestimmten Umständen „nur mit 0,5%“ versteuert, vollelektrische Fahrzeuge mit „nur 0,25%“. Ein Anrecht auf diese reduzierte Versteuerung existiert nicht. Mitarbeiter(innen) können sich bei Vorgesetzten darüber informieren, ob eine solche Regelung bei einem Wunschfahrzeug zutrifft.

2. Teil: Falls die Mitarbeiterin / der Mitarbeiter vorwiegend im Büro arbeitet oder einen festen, ihr/ihm zugeordneten Platz im Büro des Arbeitgebers innehat, muss zusätzlich der Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte versteuert werden. Für jeden Entfernungskilometer (kann bei z.B. bei Google nachgeprüft werden) zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind 0,03 % des inländischen Brutto-Listenpreises des Fahrzeuges anzusetzen. Auch diese Steuerlast wird vom Brutto-Gehalt abgezogen.

Kommentar zur Verdeutlichung in einfachen Worten: Ein PKW wird als „materielles Gehalt“ gewertet. Und da Gehalt versteuert wird, müssen Arbeitnehmer auch für einen PKW steuern bezahlen. Da ein PKW jedoch nicht anteilig an das Finanzamt abgeführt werden kann (die können mit einem Auspuff oder einem Ersatzrad nichts anfangen), muss dieser anteilige Steuerwert vom Gehalt abgezogen werden.

 

§ 6 Übergabe bei der Überlassung

Dem Mitarbeiter / der Mitarbeiterin werden im Rahmen der Überlassung, wenn nicht anders schriftlich geregelt, folgende Teile übergeben.

• KFZ-Schlüssel
• Warndreieck
• Verbandskasten, der den z.Zt. gültigen Vorschriften entspricht

Der Mitarbeiter ist für die regelmäßige Prüfung und gegebenenfalls Aktualisierung und Nachbesserung der Ausstattung verantwortlich.

 

Dienstwagenüberlassung und Rücknahme:

Der Vertrag wird beiderseits als ungültig erklärt und somit storniert wenn das bestellte KFZ nicht oder nicht rechtzeitig geliefert werden kann.

Die Überlassung des Dienstwagens endet wenn

• der Zeitraum für die Überlassung endet,
• der Grund für die Überlassung nicht fortbesteht,
• der Mitarbeiter / die Mitarbeiterin von der Arbeit mit oder ohne Fortzahlung von Bezügen von der Arbeit freigestellt wird oder sich in unbezahltem Urlaub befindet,
• der Führerschein entzogen wird,
• der Arbeitgeber einen berechtigten und schriftlich festgehaltenen Zweifel an der Tauglichkeit zum Führen eines PKWs hat,
• der Arbeitnehmer eine anzeigt, dass er aus irgendwelchen Gründen die Tauglichkeit zum Führen eines PKW verloren oder sich diese in relevanter Weise reduziert hat,
• regelmäßiger Konsum oder Sucht von oder nach Drogen oder Alkohol besteht, sodass die Gefahr besteht, dass die Art des Konsums die Tauglichkeit oder die Berechtigung zum Autofahren beeinträchtigt,
• das Arbeitsverhältnis endet.

Die Überlassung des Dienstwagens wird pausiert ohne Anspruch auf Ersatzleistungen wenn

• die Lohnfortzahlung des Arbeitgebers oder ausgesetzt wird (z.B. im Falle von Krankheit)
• für die Zeit einer bezahlten oder unbezahlten Freistellung

Ein Zurückbehaltungsrecht des Mitarbeiters an dem Fahrzeug ist ausgeschlossen. Der Mitarbeiter ist im Falle der Rückgabe verpflichtet, das Fahrzeug an den Firmensitz zurückzubringen.

Wird dem Arbeitnehmer ein individuell bestelltes Wunschfahrzeug zur Verfügung gestellt und wird der Arbeitsvertrag durch den Arbeitnehmer vor Ablauf der vereinbarten Bereitstellungsdauer gekündigt, so haftet der Arbeitnehmer für den dem Arbeitgeber entstandenen Schaden. Die Parteien können zusammenwirken um eine verträgliche Lösung zu finden. Sollte diese nicht gefunden werden, haftet der Arbeitnehmer im Rahmen der Schadenshöhe. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Schaden durch Planung und Umorganisation zu minimieren.

Das Fahrzeug ist bei Rückgabe ohne Wartungs-Rückstand, sowie innen und außen sauber. Wenn dies nicht so ist, wird der Arbeitgeber dies nachholen und die Mitarbeiterin / den Mitarbeiter für den entstandenen Schaden in Haftung ziehen. Sollten im Falle eines Leasings bei der Rückgabe Mängel angezeigt werden und entstehen durch diese Mängel Kosten, trägt die Mitarbeitern / der Mitarbeiter diese Kosten, maximal jedoch in Höhe der im KFZ-Überlassungsvertrag vereinbarten Selbstbeteiligung.